Les 10 questions que vous vous posez sur Tracfin

Agences immobilières, réseaux, indépendants, mandataires, équipes administratives : dès lors que vous intervenez dans une activité immobilière assujettie, vous devez vous conformer aux obligations TRACFIN.

L’objectif est simple : empêcher que des opérations immobilières servent à blanchir des fonds issus d’activités illicites ou à financer le terrorisme. Le Code monétaire et financier impose ainsi aux professionnels concernés une vigilance dès l’entrée en relation d’affaires, avec identification du client et, le cas échéant, du bénéficiaire effectif.

Voici les réponses aux 10 questions les plus fréquentes que vous nous posez à propos de Tracfin.

1. Quelles sont mes obligations Tracfin ?

Vos obligations reposent sur 6 grands piliers :  

• Procédure interne
• Formation
• Vigilance  
• Identification
• Déclaration  
• Stockage.  

Concrètement, vous devez mettre en place :

• une organisation interne,  
• des cartographies des risques,  
• des fiches d’identification client,  
• une vigilance adaptée au profil de chaque dossier,  
• une procédure de déclaration de soupçon  
• et une formation des personnes concernées.

La réglementation impose également une approche par les risques : les diligences ne sont pas les mêmes selon le client, le type d’opération, l’origine des fonds, le pays concerné ou encore la complexité du montage.

Avec Protexa, l’ensemble du périmètre de vos obligations est couvert. Le + ? Des vérifications automatiques sont effectuées à votre place dans les bases de données (Gel des avoirs, INPI, Bénéficiaires Effectifs...) !

Ces démarches sont centralisées dans un registre LCB-FT dématérialisé : organigramme Tracfin, protocole interne, fiches contacts, cartographie des risques, déclarations de soupçon et stockage de l’historique des démarches.

2. Est-ce obligatoire si le notaire le fait déjà ?

Oui. Le fait que le notaire soit lui aussi soumis à ses propres obligations ne dispense pas l’agence de ses obligations Tracfin.

Chaque professionnel doit mettre en œuvre ses propres procédures. L’agent immobilier intervient souvent en amont : premier contact, découverte du projet, analyse de la cohérence du prix, du financement, de l’identité des parties, de l’origine des fonds. Il peut donc détecter des signaux d’alerte avant même que le dossier n’arrive chez le notaire.

En pratique, un dossier « vu par le notaire » n’est pas un dossier automatiquement conforme pour l’agence. Votre structure doit pouvoir démontrer ce qu’elle a fait, quand elle l’a fait et sur quels éléments elle s’est appuyée.

En résumé, il est important de rappeler que même si le notaire fait la même chose que vous, votre responsabilité reste engagée.  

3. Je fais de la gestion : suis-je concerné par Tracfin ?

Les professionnels de l’immobilier sont visés par l’article L.561-2 du Code monétaire et financier, notamment pour certaines activités relevant de la loi Hoguet. Pour la location, le texte vise l’activité exercée en exécution d’un mandat de transaction lorsque le loyer mensuel est supérieur ou égal à 10 000 €.

Autrement dit, une activité de transaction est clairement concernée. Pour la gestion locative pure ou le syndic, le niveau d’assujettissement doit être apprécié selon les opérations réellement réalisées. Dès qu’une structure exerce plusieurs métiers — transaction, location, gestion, syndic — il est indispensable de clarifier en interne quelles activités sont concernées, quels dossiers entrent dans le protocole et qui applique les contrôles.

Protexa permet justement de structurer cette organisation : chaque dossier peut être rattaché à un niveau de vigilance, avec les justificatifs et l’historique associés.

4. Qui est concerné par les obligations dans ma structure ? Et qui doit faire la déclaration ?

La conformité Tracfin n’est pas seulement l’affaire du dirigeant. Elle concerne toutes les personnes qui participent à la relation client, à la collecte des documents, à l’analyse d’un dossier ou à la détection d’un risque : dirigeant, responsable d’agence, négociateur, assistant commercial, back-office, gestionnaire, mandataire, collaborateur habilité.

En revanche, la déclaration de soupçon doit être transmise par une personne désignée. Tracfin prévoit la désignation d’un déclarant et d’un correspondant : le déclarant transmet les déclarations, tandis que le correspondant assure l’interface avec Tracfin, reçoit les accusés de réception et traite les demandes de pièces. Ces fonctions peuvent être exercées par la même personne.

La bonne pratique consiste donc à formaliser un organigramme Tracfin : qui détecte, qui remonte l’information, qui analyse, qui décide, qui déclare.  La mise à jour de l’organigramme Tracfin constitue l’une des premières étapes lors de votre démarrage sur l’outil Protexa.  

5. Dois-je faire une fiche d’identification et une cartographie uniquement pour les profils à risque ?

Non. La vigilance commence dès l’entrée en relation d’affaires, et non uniquement lorsqu’un risque apparaît. Le Code monétaire et financier prévoit l’identification du client et, le cas échéant, du bénéficiaire effectif avant d’entrer en relation d’affaires ou d’assister le client dans la préparation ou la réalisation d’une transaction.

La cartographie des risques n’est pas un outil réservé aux dossiers suspects. C’est la base de votre dispositif : elle vous permet de classer vos risques, d’adapter vos contrôles et de justifier pourquoi un dossier a été traité en vigilance normale, renforcée ou allégée.

Si vous n’avez pas encore pris le pli de démarrer les démarches Tracfin en même temps que la relation d’affaires, il est temps de s’y mettre !

6. Quels sont les risques à identifier ?

Votre analyse doit notamment porter sur :

• le profil du client : personne physique, société, bénéficiaire effectif, personne politiquement exposée ;
• la cohérence de l’opération : prix, financement, urgence, montage juridique ;
• l’origine et la destination des fonds ;
• le pays ou territoire concerné ;
• la complexité de la structure d’acquisition ;
• le comportement du client : refus de fournir des documents, incohérences, pression pour aller vite ;
• le type de bien et le canal de distribution.

La loi demande une classification des risques selon la nature des produits ou services, les conditions de transaction, les canaux de distribution, les caractéristiques des clients et les pays ou territoires d’origine ou de destination des fonds.

Dans Protexa, la cartographie des risques permet de qualifier chaque profil client.

7. Quand dois-je faire une déclaration de soupçon ?

Vous devez déclarer lorsque vous savez, soupçonnez ou avez de bonnes raisons de soupçonner qu’une opération peut être liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.

La déclaration doit en principe être faite avant l’exécution de la transaction, afin de permettre à Tracfin d’exercer, si nécessaire, son droit d’opposition. Tracfin précise aussi qu’il n’existe aucun seuil déclaratif : ce n’est pas le montant seul qui déclenche l’obligation, mais l’existence d’un soupçon.

La déclaration doit contenir l’identification du déclarant, l’identification et la connaissance du client ou du bénéficiaire final, ainsi que les éléments d’analyse motivant le soupçon.

Attention ! Lorsque l’on procède à une déclaration de soupçon, il est strictement interdit d’en informer le client.  

8. Dois-je stopper la relation avec mon client si je fais une déclaration de soupçon ?

Pas automatiquement, mais vous devez être extrêmement prudent.

Tracfin indique que le professionnel doit effectuer sa déclaration avant l’exécution de la transaction et s’abstenir d’effectuer toute opération qu’il soupçonne d’être liée au blanchiment ou au financement du terrorisme. Des exceptions existent lorsque le report est impossible, lorsqu’il ferait obstacle aux investigations, ou lorsque le soupçon apparaît après l’opération ; dans ce cas, Tracfin doit être informé sans délai.

En pratique, il faut donc suivre votre procédure interne, documenter votre analyse, ne pas alerter le client et, si besoin, demander conseil à votre référent conformité ou à votre conseil juridique.

9. Qui doit être formé en interne ?

Toutes les personnes qui participent à la mise en œuvre des obligations LCB-FT doivent être formées : les dirigeants, les personnes chargées de la déclaration, les équipes commerciales, les collaborateurs qui collectent les pièces, les personnes qui analysent les dossiers et, plus largement, tous ceux qui peuvent détecter un signal d’alerte.

Le décret n° 2026-310 du 24 avril 2026 précise que les personnes participant à la mise en œuvre des obligations LCB-FT doivent bénéficier d’une formation dès l’embauche mais aussi de façon continue mais surtout qu’elles soient en mesure de le prouver. Retrouvez l’article complet sur ce qui change pour les agences immobilières ici.  

En souscrivant au registre TRACFIN de Protexa, vous bénéficiez de la formation incluse pour le nombre d’accès auquel vous avez souscrit. Cette formation est délivrée par notre solution Akadémie, répond également à vos obligations loi Alur, et vous permet de centraliser les certificats de formation de chacun de vos collaborateurs.

10. Combien de temps faut-il conserver les éléments ?

Les pièces et documents réunis au titre de la vigilance doivent être conservés pendant 5 ans. Tracfin rappelle cette durée pour les données relatives au client et aux opérations effectuées.

Le décret du 24 avril 2026 ajoute une précision importante sur la formation : les documents relatifs aux formations obligatoires suivies par les membres du personnel doivent être conservés pendant toute la durée de leurs fonctions, puis pendant 5 ans à compter de la fin de celles-ci. Ces éléments doivent pouvoir être présentés aux autorités de contrôle.

Avec un registre dématérialisé comme Protexa, l’enjeu est de conserver une preuve exploitable : qui a fait quoi, à quelle date, sur quel dossier, avec quels justificatifs et quelle analyse.

Ce que change le décret Tracfin du 24 avril 2026

Le décret n° 2026-310 du 24 avril 2026 porte notamment sur l’accès au registre des bénéficiaires effectifs et sur l’obligation de formation des professionnels assujettis aux obligations LCB-FT. Il est entré en vigueur le lendemain de sa publication, sauf certaines dispositions relatives aux délais d’accès aux informations sur les bénéficiaires effectifs, prévues pour le 10 novembre 2026.

Ce texte ne se contente pas de rappeler l’importance de la formation : il la rend plus formalisée, plus traçable et plus contrôlable. Les structures assujetties doivent être capables de démontrer que les personnes concernées ont été formées, que le contenu est adapté aux risques de l’entreprise, et que les justificatifs sont conservés.

Pour les agences immobilières, cela signifie une chose très concrète : la conformité Tracfin ne doit plus être traitée comme un dossier ponctuel, mais comme un processus continu.

Protexa : votre registre LCB-FT pour passer de l’obligation à la preuve

La difficulté de Tracfin n’est pas seulement de connaître la règle. C’est de prouver que vous l’avez appliquée.

Protexa vous aide à structurer votre conformité grâce à un registre LCB-FT 100 % en ligne : organigramme Tracfin, protocole interne, fiches clients, vérification d’identité, origine des fonds, cartographie des risques, déclarations de soupçon, stockage sécurisé et accès en temps réel en cas de contrôle.

Et parce que la conformité repose aussi sur les bons réflexes humains, Protexa inclut une formation Tracfin Akadémie en e-learning, éligible ALUR, pour accompagner les équipes dans la mise en œuvre du dispositif.

La conformité Tracfin n’est pas qu’une contrainte réglementaire : c’est un outil de protection pour votre agence, vos collaborateurs, vos clients et votre carte professionnelle. Avec Protexa, vous gagnez du temps, vous sécurisez vos démarches et vous disposez d’un dossier prêt à présenter en cas de contrôle.