Comment conclure des mandats à distance sans risquer sa commission ?

Et si vous faisiez signer numériquement vos mandats de n’importe où et en toute conformité ? Vous ne pensez pas que ce soit possible ? Aujourd’hui ça l’est !

Les nouvelles technologies de signatures électroniques, la digitalisation croissante des process et l’expertise des applications historiques, font gagner un temps considérable et simplifient le cycle de vente de votre agence. A titre d’exemple, vos mandats, garantis par la SOCAF, peuvent être transmis par email à vos mandants ainsi qu’à votre agence, signés numériquement et déversés automatiquement dans le registre des mandats de transaction dématérialisé.

Nous vous proposons aujourd’hui un zoom sur PROTEXA®, éditeur historique de solutions logiciels réglementaires garantissant la tenue de vos registres de mandats immobilier.

LES REGISTRE DEMATERIALISES DE 2007 A AUJOURD’HUI

Créée en 2007 à la suite du décret (n°2005-1315) autorisant la tenue informatisée des registres de mandats, l’application PROTEXA® s’est, depuis cette date, considérablement enrichie. Elle vous permet aujourd’hui de digitaliser tout le cycle de la prise de mandat : de sa préparation à sa conclusion en passant par la publication de l’annonce en ligne et par la mise à jour du registre.

Développée avec des professionnels du secteur et des avocats spécialisés dans l’immobilier, PROTEXA® apporte toutes les garanties de traçabilité et d’opposabilité à des tiers. Ainsi la signature électronique des mandats est entièrement intégrée et sécurisée avec la mise à jour du registre.

UN FOND DOCUMENTAIRE COMPLET ET ENTIEREMENT PERSONNALISABLE

La plateforme web de PROTEXA® héberge des modèles de documents allant des mandats au compromis de vente en passant par la notice précontractuelle. Ces documents sont édités et certifiés par la SOCAF. Il s’agit d’ailleurs des mêmes que ceux disponibles sur votre espace sociétaire.

Sur le site, vous téléchargez un modèle de mandat en PDF que vous relisez soigneusement : il respecte à la virgule près les dispositions de la loi Hoguet. Vous modifiez ce que vous avez besoin de modifier et vous personnalisez le document en y ajoutant le logo, les couleurs de votre agence ainsi que les conditions particulières qui vous sont propres.

Les documents ainsi personnalisés sont édités en format PDF remplissable pour que vous n’ayez plus qu’à les imprimer pour les faire signer sur papier (en réservant à distance un numéro de mandat dans le registre) ou bien à les envoyer par email pour signature électronique !

SIGNATURE ELECTRONIQUE ET A DISTANCE DE VOS MANDATS

En quelques clics, le mandat PDF personnalisé est prêt à être envoyé à votre client pour signature. Que ce soit dans le cas d’un mandat de vente en indivision ou pour faire signer à des mandants résidents à l’étranger, la signature à distance de PROTEXA® est d’une efficacité redoutable !

« Mon record ? le retour d’un mandat signé par 10 mandants, dont 2 à l’étranger, en 3 jours ! », aime à raconter, Jean-Marc Bouju, responsable technique de PROTEXA®.

Pour garantir sa conformité et prévenir de toute remise en cause possible (par exemple cas d’un mandat signé et non numéroté), un numéro de mandat est prélevé dans le registre et apposé sur le mandat une fois toutes les signatures validées. Ce mandat entièrement complété et signé est ensuite simultanément remis par email aux mandants, à l’agence et annexé à la ligne du registre des mandats numérique.

Pas de risque de doublon dans le registre, de saut de numérotation ou de non-respect de l’ordre chronologique.

LIAISON DIRECTE AVEC VOS LOGICIELS IMMO

Enfin pour une digitalisation complète de votre prise de mandat et un gain de temps maximum, l’application PROTEXA® est entièrement interfaçable avec les logiciels de transaction immobilière au moyen de web services. Votre registre des mandats pourra ainsi vous suivre dans le cas ou vous changeriez de logiciel ou en cas de cession de votre agence. En tant que brique règlementaire de votre agence, PROTEXA® se positionne comme votre tiers de confiance en matière de tenue du registre. En cas de contrôle, éditez et présentez en un clic votre registre PDF signé électroniquement et provenant de PROTEXA®.