Le registre des mandats de gestion immobilier : qu’est-ce que c’est ?

‍

Les propriétaires qui souhaitent se décharger de la gestion de leurs biens peuvent confier cette tâche à un professionnel de l'immobilier. Ils signent alors ensemble un mandat de gestion immobilière. La gestion immobilière par un professionnel disposant d’une carte G (agents immobiliers notamment) est soumise à des règles strictes. Ces experts sont ainsi tenus à une série d’obligations légales et réglementaires. Et notamment l’obligation de rédiger des mandats de gestion immobilier et de tenir un registre de tous les mandats réalisés. Qu’est-ce que le registre des mandats de gestion et quels en sont les contours ? Éclairage dans cet article 

‍

Qu’est qu’un registre des mandats de gestion immobilière ?

‍

En pratique, un mandat de gestion immobilière est un contrat qui lie le mandant (le propriétaire du bien) et le mandataire (le professionnel de l'immobilier). Le contrat dresse les droits et obligations de chaque partie et l'étendue de la mission du professionnel ainsi que ses honoraires. 

La loi oblige le mandataire à rédiger le contrat en deux exemplaires, un pour chaque partie. Le mandat respecte les contours de la loi Hoguet du 2 janvier 1970 ainsi que le décret d'application qui s'y rapporte. Chaque nouveau mandat de gestion immobilière est numéroté et intégré au registre spécifique des mandats de gestion du professionnel qui s'en occupe. 

Concrètement, un registre des mandats de gestion sert à répertorier chronologiquement tous les mandats reçus par le professionnel de l'immobilier. Les mandats concernés sont uniquement ceux visant la gestion immobilière et non pas ceux liés à la location et à la vente. En effet, on distingue deux registres spécifiques : le registre des mandats de transaction immobilière (mandats de vente et de location) et le registre des mandats de gestion immobilier. 

Bon à savoir : L'agence mentionne dans le registre tous les mandats de gestion passés avec ses clients ainsi que les mandats de location pour des biens sur lesquels l'agence exerce déjà un mandat de gestion. En effet, l'activité de gestion inclue également la location ou sous-location quand cette dernière est l'accessoire du mandat de gestion. L'activité doit donc être prévue dans le registre des mandats de gestion immobilière du professionnel. 

‍

Que contient un registre des mandats de gestion ? 

Pour chaque carte professionnelle correspond un seul et unique registre de gestion. Vous ne pouvez donc avoir qu'un seul registre par agence. 

Le registre comprend plusieurs éléments indispensables :

• les conditions de gestion du bien immobilier, 
• les parties présentes à la signature du contrat et leur identité respective, 
• la description la plus complète possible du bien, maison ou appartement,  
• les missions dévolues au mandataire qui sont généralement nombreuses, 
• la rémunération du mandataire et les frais qui s'y rapportent, 
• les conditions du mandat et sa durée totale. 

‍

Comment remplir le registre des mandats de gestion immobilière ? 

Pour remplir ce registre sans commettre d'erreur il est nécessaire d'y inscrire tous les mandats par ordre chronologique. La numérotation doit en effet respecter un certain ordre, à savoir la date de signature des mandats de gestion. Le fait de ne pas respecter cet ordre chronologique peut avoir pour conséquence de rendre le mandat nul et donc empêcher la rémunération du mandataire. 

‍

Qui doit tenir le registre des mandats de gestion ?

Conformément à la loi Hoguet sur les professions de l'immobilier, chaque mandataire professionnel du secteur tient un registre des mandats. Ce registre vaut pour toutes les activités de transaction immobilière, la vente, la location ou encore la gestion. 

‍

Tous les mandats de gestion doivent être inscrits sur un seul et unique registre par agence. Il est donc interdit de tenir plusieurs registres de mandats ou bien d'ouvrir des sous-registres. Lorsque la société dispose de plusieurs établissements, elle ne peut posséder qu'un seul registre. 

Enfin, lorsqu'un professionnel de l'immobilier (type agent immobilier) possède une carte comportant la double mention G et T, il doit prévoir deux registres différents. Un premier sera dédié aux mandats de gestion tandis que l'autre concernera les mandats de transaction. Chaque registre est coté et relié et possède des pages numérotées.

‍

Le mandat de gestion immobilière en bref

Contrat à durée déterminée, le mandat de gestion immobilière permet de définir les missions du professionnel de l'immobilier de manière détaillée. L'agent immobilier peut par exemple chercher un locataire, conclure avec lui le bail, encaisser les loyers avant de les reverser au bailleur. Il peut également s'occuper de régulariser les charges et de faire réaliser les travaux nécessaires à la bonne tenue du bien. Il peut enfin être chargé de payer les taxes, impôts et charges de copropriété en temps et en heure. 

Le mandat de gestion permet ainsi de prévoir à l'écrit l'ensemble des missions que le propriétaire (le mandant) confie au professionnel de l'immobilier (le mandataire). Cela, en contrepartie du versement d'une rémunération définie strictement dans le contrat par souci de transparence et de prévisibilité. Le registre des mandats de gestion permet de regrouper chronologiquement tous les mandats conclus entre le professionnel et ses clients. 

Facilité de tenue de votre registre des mandats de gestion avec le numérique

‍

Gérer son registre des mandats en gestion locative ne s'improvise pas. Or, le fait de le tenir manuellement peut bien souvent entraîner des risques d'erreurs avec des conséquences plus ou moins importantes. 

‍

La gestion immobilière s'accompagne aujourd'hui de tous les nouveaux outils digitaux. Ces derniers se placent au service d'une organisation informatisée et automatique bien plus pratique. 

‍

Grâce à un registre numérique pour votre gestion immobilière, vous gagnez un temps considérable. Les mandats sont directement reliés au registre et numérotés dans le bon ordre. En outre, vous gagnez de l'espace puisque tout est inscrit numériquement, ce qui vous offre bien plus de place disponible. Enfin, le processus de signature électronique permet de gagner un temps précieux et un confort réel puisque vous n'avez plus à scanner le contrat. En quelques clics vous signez facilement le mandat et organisez au mieux la gestion de votre registre. 

‍

Le registre dématérialisé de gestion immobilière vous offre également une haute sécurité pour vos données, indispensable pour tous les professionnels de l'immobilier. L'outil numérique s'adapte aux exigences de la loi Hoguet, notamment en ce qui concerne l'enregistrement horodaté des mandats de gestion. Vous pouvez également tracer facilement tous vos mandats depuis l'interface ergonomique et facile d'accès. 

‍