Pourquoi passer au registre des mandats dématérialisé ?

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Intermédiaire entre plusieurs parties pour l'achat, la vente ou la location d'un bien immobilier, l'agent immobilier respecte des règles strictes dans l'exercice de ses missions. Notamment l'obligation de tenir des registres répertoriant l'ensemble des mandats passés avec ses clients : registre des mandats de transaction et registre des mandats de gestion. Tandis que le registre des mandats immobilier était auparavant papier, ce dernier devient de plus en plus numérique. Ce passage du papier au digital entraîne une réelle évolution du métier d’agent immobilier. Nous vous expliquons dans cet article pourquoi passer au registre des mandats dématérialisé 

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Qu’est-ce qu’un registre des mandats ?

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Dans le cadre de son activité, l’agent immobilier conclut des mandats qui lui permettent de réaliser une panoplie de missions différentes pour ses clients. Or, pour chaque mandat passé, il doit en enregistrer les données et les conserver pendant plusieurs années. En pratique, les professionnels de l’immobilier sont tenus de respecter une série d’obligations au quotidien. Chaque professionnel tient ainsi un registre des mandats, document répertoriant tous les mandats passés avec ses clients. 

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Rôle du registre des mandats

Chaque mandat immobilier réalisé par un professionnel doit être inscrit sur un registre chronologique. Le mandat est un acte juridique liant deux personnes : le mandant (propriétaire bailleur, vendeur, acheteur ou locataire) et le mandataire qui est un agent immobilier. Ce dernier agit au nom et pour le compte du mandant, dans le cadre d'une mission dont les contours sont précisément définis. En cas de litige, le mandat tient lieu de contrat pour les parties et permet de protéger leurs intérêts. 

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A savoir : Chaque registre comporte les numéros des mandats passés avec les clients, avec les informations légales indispensables comme l'identité des parties. Aucune mention ne doit être rayée ou rajoutée a posteriori. 

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La tenue du registre des mandats immobiliers

On distingue plusieurs types de mandats. Le mandat de recherche immobilier, le mandat de transaction et le mandat de gestion immobilière. Chaque type de contrat a sa propre spécificité. La loi Hoguet du 2 janvier 1970 prévoit que chaque agent immobilier doit obligatoirement tenir un registre des mandats immobilier sous peine de sanctions. Ces dernières peuvent aller jusqu'à une peine de prison de 6 mois et une amende de 7 500 €. Dans tous les cas, le manquement à une obligation dans la tenue du registre des mandats entraîne la nullité du contrat. Cela a notamment pour conséquence d’empêcher la perception des honoraires, ce qui est un manque à gagner certain pour le professionnel de l’immobilier. 

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Règles du registre des mandats immobilier

Les règles du registre des mandats sont plurielles. Tout d’abord, le registre ne peut pas être établi librement. Il répond à un modèle strict défini par arrêté du gouvernement. Il est relié et côté sans discontinuité. Au jour de la signature du contrat, l’agent immobilier note le numéro du mandat sur le registre et sur les 2 exemplaires (un pour chaque partie). Il doit conserver le registre des mandats pendant une durée de 10 ans. 

Ce registre peut également être établi de manière informatique et dématérialisée, ce qui fait gagner un temps considérable tout en économisant de l'espace. Dans tous les cas, les mandats doivent être mentionnés de manière chronologique en fonction de leur date de signature. 

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Les avantages de passer au registre dématérialisé

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Avec le temps et les évolutions technologiques, les agents immobiliers ont décidé de passer à la dématérialisation du registre des mandats immobiliers. Il faut dire que les atouts de ce nouveau système sont nombreux. Cela permet au professionnel de l’immobilier d’avoir accès quand il le souhaite au registre des mandats, sans avoir à chercher pendant de longues minutes dans des dossiers parfois mal rangés. 

La dématérialisation du registre des mandats permet également de gagner un temps précieux, ce qui est d’autant plus important que les agents immobiliers ont souvent peu de temps à consacrer à l’administratif. Le professionnel gagne également de l’espace puisqu’il n’a plus besoin de trouver où stocker les carnets et autres documents du registre. Sans oublier l’avantage en matière environnementale puisque la dématérialisation évite de consommer du papier et de l’encre. En cela, la dématérialisation du registre est un vrai coup de pouce pour la planète. 

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La dématérialisation du registre des mandats 

Le développement de l'univers du digital a rendu possible la tenue des registres de mandats immobiliers de manière dématérialisée. Il est donc tout à fait possible d'inscrire les mandats de gestion et de transaction dans un registre électronique. Cela offre un réel confort aux agents immobiliers et une facilité dans la prise de mandats. 

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Règles encadrant les registres de mandats électroniques

Depuis le décret du 21 octobre 2005, les professionnels de l'immobilier ont la possibilité de gérer leur registre de mandats sous le format électronique. Les règles qui encadrent ce procédé ressemblent pour beaucoup à celles qui régissent le registre sous format papier. En effet, le registre doit être conservé pendant 10 ans afin de conserver une traçabilité des documents. En cela, la règle ne change pas. L'ensemble des informations destinées à définir les missions du mandataire doivent également être présentes, ainsi que l'identité des parties signataires. 

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Registre des mandats dématérialisé, un véritable gain de temps et de productivité

Aujourd'hui, nombreux sont les professionnels de l'immobilier à se tourner vers la dématérialisation des registres. Cela leur apporte un réel gain de temps et une meilleure productivité. En outre, le registre sous la forme électronique réduit le risque d'erreurs (rajouts et ratures prohibés, erreurs de frappe ...). 

Dès qu'il le souhaite, le professionnel de l'immobilier peut suivre ses mandats, les consulter et les valider si besoin. L'accès est grandement facilité, pour une gestion optimale au quotidien, avec un suivi des numéros d'ordre. 

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Signature électronique des mandats immobiliers

Tout mandat de transaction ou de gestion immobilier est valable lorsqu'il comporte les signatures des parties. Qu'il soit papier ou électronique, le mandat doit donc toujours être signé pour être légalement reconnu. Lorsqu'il est dématérialisé, le mandat propose une signature électronique répondant à un processus d'identification fiable, garantissant la pleine sécurité de l'authentification. 

Seul un spécialiste des registres de l’immobilier en ligne peut vous donner la garantie d'une signature électronique inviolable et une conservation du registre pendant le délai légal, sans aucun risque. 

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