Qu'est ce que le registre des mandats de transaction immobilière ?

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Certains professionnels de l'immobilier doivent respecter des obligations telles qu’elles sont définies dans la loi Hoguet n°70-9 du 2 janvier 1970. Les professionnels disposant d'une carte T et exerçant une activité de transaction immobilière sont ainsi tenus de tenir un registre des mandats de transaction immobilière. Devant être conservé pendant 10 ans, ce document réglemente l'exercice d'activités liées aux opérations portant sur des immeubles et des fonds de commerce. L'objectif est de pouvoir suivre les mandats de transaction de manière chronologique. Zoom sur le registre des mandats de transaction immobilière  

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Registres des mandats : définition et application

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Pour les professionnels de l'immobilier, une activité florissante se reflète par le nombre de transactions immobilières réalisées. Or, qui dit nombreuses transactions dit forcément nombreux mandats de recherche immobiliers. Destiné à répertorier tous les mandats passés avec les mandants (autrement dit les clients), le registre est obligatoire pour les professionnels de l’immobilier. 

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Définition du registre des mandats immobilier

Un mandat de transaction immobilière est un contrat par lequel le mandant donne pouvoir à une personne ou une agence immobilière mandataire d'agir en son nom et pour son compte. L'objet de ce mandat varie selon les besoins : simple, exclusif, de location, de gestion. Dans tous les cas, le mandat de transaction dresse les contours des droits et obligations des parties. 

Le registre des mandats immobiliers permet de répertorier l'ensemble de ces documents, conformément aux obligations auxquelles sont tenus les professionnels de l'immobilier. Si ces derniers ne respectent pas scrupuleusement les règles prévues par la loi, ils s’exposent à des sanctions juridiques comme le retrait de leur droit d’exercer. 

Le registre des mandats de vente répertorie chronologiquement tous les mandats signés entre l'agence immobilière et ses clients. Chaque exemplaire des mandats mentionne le numéro d'inscription au registre du professionnel. A défaut, le mandat immobilier est caduc. 

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Quelle application pour le registre des mandats de vente ?

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Chaque mandat de vente est enregistré par ordre chronologique sur le répertoire du professionnel. Ce dernier peut démarrer la numérotation au chiffre qu'il souhaite, 1, 101 ou 10001 par exemple. Le professionnel ne doit jamais rompre la chronologie sous peine de s'exposer à des sanctions. 

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Le saviez-vous : La Cour de cassation a sanctionné le fait de tenir deux registres différents pour les mandats de vente et de recherche. Cette erreur dans l'enregistrement des mandats de transaction a pour conséquence la caducité du mandat. L'agent immobilier perd alors toute rémunération liée à cette transaction. 

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Registre des mandats Loi Hoguet

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La loi Hoguet n° 70-9 du 2 Janvier 1970 encadre la profession de certains experts de l'immobilier détenteurs de la carte T. Ces derniers doivent souscrire une assurance de responsabilité civile professionnelle et tenir un registre des mandats loi Hoguet. 

Les transactions immobilières sont encadrées par cette loi, notamment pour protéger les particuliers qui confient la vente de leurs biens à ces professionnels. Pour toute transaction de vente ou de location d'un bien, l'agent immobilier reçoit obligatoirement de son client un mandat écrit comportant des mentions telles que l'objet et les honoraires du professionnel. Ce dernier tient alors un registre qui prend en compte l'ensemble des opérations de transaction quotidiennes. Le dossier mentionne chaque numéro de reçu pour chaque opération immobilière réalisée. A défaut de respecter ces exigences, l'agent immobilier peut être poursuivi et subir des sanctions comme la perte de sa rémunération. Au sein de l'agence immobilière, chaque registre doit être unique. 

Le saviez-vous : Conformément à la loi Hoguet, les professionnels concernés par la tenue du registre sont les suivants : 

• les agents immobiliers, 
• les mandataires exerçant dans la vente de fonds de commerce, 
• les courtiers immobiliers et apporteurs d'affaires, 
• les marchands de listes, 
• les syndics de copropriété, 
• les administrateurs de biens. 

Comment remplir le registre des mandats de transaction ?

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Pour remplir un registre de mandats immobiliers, plusieurs étapes sont nécessaires. Dans les faits, il est préférable pour le professionnel de se tourner vers la version dématérialisée du registre. 

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Étapes pour remplir le registre des mandats immobilier

• Création d'un mandat de vente en y mentionnant le type de mandat dont il est question, sa description exhaustive, le profil du mandat, sa durée, la date de début et de fin, 
• Ajout de chaque nouveau bien au mandat, un à un. En pensant à y décrire à chaque fois le bien immobilier faisant l'objet du contrat : son adresse, la description des pièces disponibles, sa typologie ..., 
• Ajout de chaque nouveau mandant, autrement dit le client confiant la vente de son bien au professionnel. L'agent immobilier mentionne la civilité, le nom, prénom, adresse et lieu de résidence du mandant pour que cela soit le plus précis possible. 

Une fois que cela est terminé, chaque nouveau mandat immobilier est rattaché à un numéro unique. La totalité des mandats passés avec les clients figurent dans un registre unique. 

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Pourquoi opter pour un registre des mandats de transaction dématérialisé ?

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Pour plus de facilité, il est possible de remplir le registre des mandats de vente sous la forme dématérialisée. L'obligation de conservation est toujours de 10 ans, comme c'est le cas pour un remplissage papier. Les professionnels de l'immobilier apprécient la version dématérialisée du registre des mandats de transaction puisque cela leur permet notamment de gagner en productivité et en espace de stockage. Sans oublier de réduire au maximum le risque d'erreur. 

• Un gain de temps au quotidien. Remplir son registre par la voie électronique vous fait gagner du temps puisque l'outil est rapide et automatique et ne nécessite pas de double saisie, 
• Une garantie contre le risque d'erreur dans l'enregistrement des mandats de vente, 
• Une traçabilité parfaite des mandats passés avec les clients. 

Le saviez-vous : En cas d'erreur dans le remplissage du registre des mandats de vente (erreur d’écriture, double saisie ...), l'agent immobilier perd sa rémunération puisque le mandat est frappé de nullité. D'où l'importance de se doter des meilleurs outils pour s'assurer de la fiabilité de l'enregistrement des mandats de transaction.

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